Costes de la logística de un ecommerce: cómo calcularlos

El coste logístico de un ecommerce no es lo que te cobra la mensajería. Es la suma de todo lo que pasa desde que la mercancía entra por la puerta hasta que el pedido llega al cliente (y a veces vuelve): recepción, almacenaje, preparación, embalaje, transporte, devoluciones y las horas que tu equipo dedica a apagar fuegos. La cifra que te sirve para decidir es una sola: coste logístico total por pedido.

Para una tienda que envía en España con pedidos pequeños, ese número suele moverse, de forma orientativa, entre 5 y 9 euros por pedido con el transporte incluido. Dónde caes dentro de ese rango depende de tu volumen, del tamaño de tus cajas y, sobre todo, de cuántos costes estás dejando fuera del cálculo sin darte cuenta. Abajo tienes cómo calcularlo bien, un ejemplo con números y cómo comparar tarifas de operadores sin llevarte sustos en la primera factura.

Qué partidas componen el coste logístico

Recepción de mercancía

Descargar, contar bultos, comprobar referencias contra el albarán, etiquetar lo que llega sin código de barras y ubicarlo. Parece poca cosa, pero una entrada mal validada es el origen de la mitad de los problemas que ves semanas después: una talla M registrada como L, un pedido que sale incompleto, stock que dice que hay y no hay.

Almacenaje

Se cobra por palet, por ubicación, por metro cúbico o por unidad. Ningún modelo es mejor en abstracto: por palet da previsibilidad si tu mercancía llega paletizada y rota de forma estable; por ubicación encaja con catálogos de muchas referencias pequeñas. Lo que sí es universal es que el stock parado cuesta. Si tienes dos palets de una colección que no se mueve desde hace seis meses, los pagas cada mes aunque la tarifa parezca baja. Si quieres profundizar en este modelo, aquí explicamos cómo funciona el almacenamiento por palet para ecommerce.

Preparación (pick and pack)

Recoger los productos, comprobarlos, meterlos en caja o sobre, añadir lo que toque, cerrar y etiquetar. Aquí se concentra buena parte del coste variable. Lo que más lo mueve: unidades por pedido, número de referencias distintas, fragilidad y personalización. No cuesta lo mismo preparar una camiseta en un sobre que seis productos con caja regalo y nota escrita.

Packaging

Separa siempre el material (cartón, relleno, cinta) de la manipulación (el tiempo de ponerlo). Y ten en cuenta que la caja decide parte del precio del transporte: una caja sobredimensionada puede hacer que pagues por peso volumétrico en lugar de por peso real. Al revés, recortar protección sin criterio sube las roturas y las reposiciones.

Transporte

Suele ser la partida más grande del pedido. Varía con destino, peso, dimensiones y servicio, y tiene recargos que no aparecen en la tarifa de portada: Baleares, Canarias, Ceuta y Melilla, reexpediciones, cambios de dirección, segundos intentos. El envío más barato no es el más rentable si genera reclamaciones de dónde está mi pedido o reenvíos.

Devoluciones

Recibir el paquete, inspeccionarlo, decidir si vuelve a stock, a revisión o a merma, y reintegrarlo al inventario. Si esto se queda en una esquina acumulando cajas, tu stock deja de ser fiable y el reembolso se retrasa.

Los costes que no aparecen en ninguna factura

Si preparas tú los pedidos, estos existen aunque no los veas: alquiler proporcional del espacio, salarios, horas extra en campañas, software, impresora de etiquetas, seguros y, el más olvidado, tu propio tiempo. Si pasas diez horas a la semana persiguiendo stock, peleándote con una incidencia de transporte o corrigiendo direcciones, eso tiene un coste. Y un coste de oportunidad: son horas que no dedicas a producto ni a vender.

Cómo calcular tu coste por pedido

La fórmula es sencilla:

Coste logístico por pedido = (recepción + almacenaje + preparación + packaging + transporte + devoluciones + incidencias + costes internos) / pedidos enviados en el mismo periodo

Tres reglas para que el número no te engañe:

• Usa un periodo de tres meses. Un solo mes se distorsiona con una campaña, una reposición grande o un mes flojo.
• Separa fijos y variables. El alquiler y los salarios de estructura se pagan aunque bajen las ventas; el material, la preparación y el transporte crecen con cada pedido. Con pocos pedidos, los fijos disparan el coste unitario.
• No te quedes con la media global. Segmenta por canal, zona y tipo de cesta. Una promoción de packs sube el coste de preparación pero puede mejorar el margen por envío si mete más unidades en la misma caja.

Ejemplo con números: tienda de 600 pedidos al mes

Una tienda de cosmética envía 600 pedidos al mes, con una media de 1,2 unidades por pedido, ocupa unos 4 palets de stock, recibe 2 palets de mercancía al mes y tiene un 5 % de devoluciones. Las cifras de la operación interna son orientativas; las de la externalizada usan las tarifas públicas de Furgox, sin IVA.

Preparándolo en casa (orientativo):

• Una persona a media jornada: 1.100 €
• Parte del local dedicada a stock y mesa de empaquetado: 400 €
• Cajas, relleno, cinta y etiquetas: 300 €
• Software e impresora: 60 €
• Transporte con tarifa de tienda pequeña, unos 4,20 € por envío: 2.520 €

Total: 4.380 €, unos 7,30 € por pedido. Y sin contar tus horas ni las horas extra cuando una campaña te duplica los pedidos un martes.

Externalizado:

• Almacenaje: 4 palets × 22,50 € = 90 €
• Preparación: 600 × 1,80 € = 1.080 €
• Unidades extra: 120 × 0,20 € = 24 €
• Entrada de mercancía: 2 palets × 6,50 € = 13 €
• Envío nacional con tarifa media orientativa de 3,29 €: 1.974 €
• Devoluciones: 30 × 1,80 € = 54 €

Total: 3.235 €, unos 5,40 € por pedido, a lo que habría que sumar el material de embalaje si no lo incluye tu acuerdo. La diferencia principal no está en la preparación, sino en el transporte: un operador que mueve volumen de muchas tiendas negocia tarifas que una tienda de 600 pedidos no consigue sola. Si quieres hacer este mismo cálculo con más detalle para tu caso, tienes el desglose de cuánto cuesta un almacén propio para ecommerce.

Dónde se fugan los costes sin que lo notes

Las fugas más caras rara vez son una línea grande en una factura. Son pequeñas fricciones que se repiten cientos de veces al mes:

• Errores de picking. Cada pedido equivocado cuesta dos envíos, una devolución, un rato de atención al cliente y, a veces, un cliente que no repite.
• Stock desactualizado. Vendes algo agotado, cancelas, reembolsas y pierdes la venta y la confianza.
• Cajas grandes para productos pequeños. Pagas aire en el transporte y en material.
• Direcciones corregidas a mano. Una integración a medias entre tienda y almacén obliga a revisar pedidos uno a uno.
• SKU mal ubicados. Segundos de búsqueda en cada pedido que en un mes son horas.
• Devoluciones sin procesar. Stock que tienes pero no puedes vender.
• Picos sin preparar. Horas extra, personal temporal sin formación y más errores justo cuando más vendes.

Cómo comparar tarifas de operadores logísticos

La primera cifra de una propuesta casi nunca es la que acabas pagando. Para comparar de verdad:

Pide el desglose y compara la misma unidad

No enfrentes un precio por pedido que incluye caja y etiqueta con otro que solo cubre la preparación. Cada concepto debe indicar si es fijo, variable o tiene un mínimo: almacenaje, entradas, preparación, unidades extra, packaging, transporte, devoluciones e integración.

Busca lo que no está en la primera línea

• Mínimos de facturación mensual o de palets.
• Cuotas de alta, de integración o de mantenimiento.
• Permanencia.
• Recargos por unidades adicionales, productos voluminosos, frágiles o urgencias.
• Etiquetado, kitting, insertos, inventarios físicos y destrucción de stock.
• Cómo se aplican los tramos de volumen: ¿el precio bajo se aplica a todos los pedidos del mes o solo a los que superan el umbral?

Manda el mismo briefing a todos

Pedidos al mes actuales y previstos, número de referencias, unidades medias por pedido, peso y medidas, porcentaje de devoluciones, destinos, estacionalidad y necesidades de packaging. Pide una simulación con tres escenarios: mes normal, pico de ventas y mes de crecimiento. Y cuatro pedidos tipo: una unidad, varias unidades, una devolución y un envío a Europa. Ahí es donde aparecen las diferencias.

El transporte no se compara solo por precio

Pregunta cómo se elige el transportista para cada envío. Trabajar con uno solo simplifica, pero te ata a sus puntos débiles en ciertas zonas o pesos. Lo explicamos en multicarrier frente a transportista único. Revisa también cobertura, plazos, seguimiento para el comprador y cómo se gestionan las incidencias.

La integración también es tarifa

Si tienes que exportar pedidos, copiar direcciones o actualizar stock a mano, el coste real incluye esas horas y los errores que generan. Confirma qué se sincroniza (pedidos, stock, estados, seguimiento), cuánto tarda la puesta en marcha y cómo se tratan packs, preventas y cambios de dirección.

Cómo reducir costes sin empeorar el servicio

1. Ten bien los datos de producto: peso, medidas y código de barras de cada referencia. Sin eso no hay selección de transporte fiable ni caja adecuada.
2. Estandariza tamaños de caja. Tres o cuatro formatos bien elegidos cubren la mayoría de pedidos y evitan pagar volumen de más.
3. Sube las unidades por pedido con packs o umbrales de envío gratis bien calculados: el coste de transporte se reparte entre más producto.
4. Limpia el catálogo. Las referencias que no rotan ocupan espacio y complican el picking.
5. Automatiza la conexión tienda-almacén para que ningún pedido pase por tus manos.
6. Revisa indicadores cada semana: coste por pedido, pedidos enviados en plazo, precisión de picking, devoluciones y coste de transporte por zona. Tienes una lista de los que importan en indicadores clave de operación logística.

Cuándo sale a cuenta externalizar

Preparar en casa tiene sentido con pocos pedidos, catálogo corto y espacio que ya pagas. Las señales de que el coste real se ha disparado son otras: errores que se repiten, stock en un Excel, pedidos que salen tarde en campaña, mercancía repartida entre el local y tu casa, y una sola persona que sabe dónde está todo. Si te reconoces en varias, tu coste por pedido es mayor de lo que crees. En Furgox trabajamos sobre todo con tiendas de 100 a 2.000 pedidos al mes que están justo en ese punto, sin permanencia ni cuota de alta, precisamente para que puedas probar con números reales.

Preguntas frecuentes

¿Qué porcentaje de la venta debería suponer la logística?

No hay un número válido para todos: depende del ticket medio. Con un ticket de 25 € y 5,50 € de coste logístico, la logística se come más de un 20 %; con 80 €, apenas un 7 %. Por eso es más útil trabajar con el coste por pedido y cruzarlo con tu margen bruto que con porcentajes genéricos.

¿Debo incluir el transporte en el coste por pedido?

Sí. Calcúlalo con y sin transporte para ver qué parte es operativa y qué parte depende del envío, pero la decisión se toma con el total.

¿Por qué mi coste por pedido sube en campaña si hago más pedidos?

Porque en los picos aparecen horas extra, personal sin formación, más errores y cajas preparadas con prisas. En una operación interna, el coste no baja de forma lineal con el volumen.

¿Cada cuánto conviene recalcularlo?

Una vez al mes con una media móvil de tres meses, y siempre que cambies de transportista, de packaging o lances una promoción que altere la cesta media.

Si quieres ver cuánto te costaría cada pedido con tus propios números, tienes todas las tarifas en furgox.com/precios. Y si prefieres que lo repasemos juntos con tus datos de pedidos, puedes pedir una demo y te enseñamos el panel y el cálculo completo.