Una entrada es cada envío de mercancía que nos haces llegar al almacén. Todo lo que viene después —que tu stock esté disponible, que los pedidos salgan solos— depende de que la entrada esté bien creada. Son seis pasos y no lleva más de cinco minutos.
Antes de empezar
Los productos de la entrada salen de tu catálogo. Lo normal es tener la tienda conectada (empieza por aquí), pero no es imprescindible: si no vendes en una tienda online, puedes trabajar con tu catálogo propio y dar de alta los productos a mano o con un Excel desde Almacén → Mi catálogo.
Ten a mano qué vas a enviar y cuántas unidades exactas de cada referencia.
Mira si tus productos traen impreso su código de barras (el EAN del fabricante) y tenlo a mano: te lo pediremos producto a producto.
Si quieres que pasemos a recoger, la fecha más cercana es dentro de 2 días (nunca en fin de semana) y como mucho puedes elegir una fecha a 14 días vista.
Crea siempre la entrada antes de enviar la mercancía. Un palet que llega al almacén sin entrada creada no se puede identificar ni dar de alta.
1. ¿Qué nos quieres enviar?
Entra en Entradas → Nueva entrada y elige el tipo de mercancía: Productos (artículos de tu catálogo, los que vendes) o Packaging (cajas, papel de relleno, precinto…).
No mezcles los dos tipos en la misma entrada: el packaging no se vende, se consume al preparar pedidos, y por eso se registra aparte. Si envías las dos cosas en el mismo camión, crea dos entradas.
2. ¿Cómo llega la mercancía a nuestro almacén?
Si tienes más de una tienda, aquí eliges primero ¿De qué tienda quieres enviar mercancía?. Después, una de las dos formas de llegada; la elección cambia el resto del asistente.
La recoge Furgox de tus instalaciones
Pedimos al transportista que pase a recoger la mercancía por tu dirección. Tendrás que rellenar la dirección completa, un nombre y un teléfono de contacto real (llaman si no encuentran el sitio) y la fecha de recogida.
Cajas sueltas: las recoge CTT Express, en una franja de 09:00 a 18:00 del día que elijas.
Palets: los recoge MOVIQ. Esa recogida la programa nuestra oficina a mano, así que la entrada se queda pendiente de programar y sin número de seguimiento hasta que la confirmamos. En el paso 4 te pediremos el tipo de cada palet.
El precio de la recogida aparece como Pendiente de cotización hasta que el transportista nos pasa su coste. Te diremos el precio antes de cobrarlo.
La envío yo a las instalaciones de Furgox
Tú mandas la mercancía por tu cuenta, con el transportista que quieras. Solo es obligatoria la fecha estimada de llegada. El transportista y el número de seguimiento son opcionales, pero ayudan al almacén a saber qué le llega; si aún no los tienes, los añades después desde la ficha de la entrada con Añadir transportista, mientras esté en Pendiente o En tránsito.
3. ¿Tus productos tienen etiquetas?
Cada unidad necesita un código de barras para que podamos reconocerla en el almacén. Hay dos respuestas, y la que elijas vale para toda la entrada:
Sí, con etiqueta EAN: cada producto trae impreso el código de barras del fabricante. Sin coste. En el paso 5 tendrás que escribir el EAN de cada producto.
No, que los etiquete Furgox (la opción recomendada): al recibir la entrada imprimimos nuestro código y lo pegamos unidad a unidad. Cuesta 0,15 € por unidad recibida y se añade a tu próxima factura.
Tú no tienes que imprimir ni pegar etiquetas de producto en ningún caso. Si solo algunos de tus productos traen EAN, elige la segunda opción: con la primera el EAN es obligatorio en todos.
4. Indica cómo viene la mercancía
Elige el Centro logístico de destino y pon cuántos palets, cuántas cajas sueltas y el peso total. Si la envías tú, aquí mismo te aparece la dirección (Envíala a) para copiarla en la etiqueta de tu transportista.
Pon solo lo que traiga: palets, cajas sueltas o las dos cosas. Cuenta los bultos físicos que salen de tu puerta: de ahí sale cuántas matrículas te damos y lo que cuesta recibir la entrada. Si viene paletizada, las cajas que vayan encima de los palets no se cobran aparte.
Si la recogemos nosotros y hay palets, elige también el Tipo de palet de cada uno según su peso y su altura.
5. Seleccionar los productos que vas a mandar
Busca cada producto por nombre o SKU y pon las unidades. Las cantidades tienen que ser las reales: lo que llega con su código lo damos por bueno según lo que declaras, y es lo que se da de alta en tu stock.
Si en el paso 3 elegiste Sí, con etiqueta EAN, al lado de cada producto tienes que escribir su EAN. Es obligatorio y lo comprobamos: tiene que tener 8, 12, 13 o 14 dígitos y un dígito de control correcto. Es el código que escaneará el almacén, así que debe ser el que lleva impreso el producto. Se queda guardado y la próxima vez ya te aparece puesto.
La primera vez que un producto entra en una entrada le asignamos un SKU de Furgox (FRG-XXXXXXXX), traiga EAN o no: es el código con el que lo identificamos en la estantería. En Shopify, WooCommerce, PrestaShop y Squarespace lo escribimos también en tu catálogo para que los dos lados coincidan (en Amazon no). El EAN sigue valiendo para escanearlo. Más detalle en Qué hacemos con tu catálogo.
Si tu cuenta tiene control de lotes, verás también Lotes (opcional): si ya sabes el lote y la caducidad que trae cada producto, apúntalos y en el almacén solo tendremos que comprobarlos.
6. Revisa y confirma
El último paso resume todo lo que has puesto, con lo que va a costar la entrada. Repásalo con calma —sobre todo la dirección, la fecha y las cantidades— y usa Notas (opcional) para lo que el almacén deba saber: si los palets van retractilados, si hay material frágil… Cuando esté bien, pulsa Confirmar y generar.
¿Te has quedado a medias? A partir del paso 4 el asistente guarda un borrador (antes no). Lo retomas desde la lista de entradas, en el menú ⋯ de la fila, con Continuar editando.
Lo que hay que hacer después de confirmar
La pantalla final te dice qué tienes que pegar en tus bultos. Depende de cómo llegue la mercancía:
Si la recoge Furgox: imprime las etiquetas del transportista y pega una en cada bulto, bien visible. La matrícula de cada bulto la pone nuestro operario al descargar.
Si la envías tú: imprime las matrículas y pega una en cada bulto, bien visible en un lateral. Va una por palet o, si la mercancía va suelta, una por caja. Si las pierdes, en la ficha de la entrada tienes el botón Imprimir matrículas.
Si las etiqueta Furgox: verás el aviso «De las etiquetas nos encargamos nosotros». No tienes que hacer nada; se añade a tu próxima factura.
La matrícula es lo que identifica tu mercancía: con ella recibimos cada bulto con dos escaneos, sin abrirlo ni contarlo. Da igual el orden en que las pegues; no hace falta que nos digas qué va en cada bulto.
Qué pasa cuando llega al almacén
En cuanto empezamos a recibir tu entrada pasa a Procesando y te llega el aviso «Entrada … ha llegado al almacén».
Lo que llega con su código (el EAN) lo damos por bueno según lo que declaraste y lo ubicamos. Solo contamos unidad a unidad lo que etiquetamos nosotros, porque hay que tocar cada pieza.
Las unidades entran en tu stock a medida que las ubicamos, sin esperar a que termine la entrada.
Cuando la entrada pasa a Completado, publicamos el stock disponible en tu tienda.
Si llegan más unidades de un producto que sí estaba en la entrada, las registramos como sobrante y entran también.
Cómo sigue tu entrada
Desde la lista de entradas ves el estado de cada envío:
Borrador: aún no la has confirmado. No esperamos nada.
Pendiente: confirmada y a la espera de llegar. Si la envías tú, se queda aquí hasta que el almacén empieza a recibirla.
En tránsito: la mercancía está en camino. Una recogida con CTT Express pasa a este estado nada más crearse.
Recibido: está en el almacén.
Procesando: la estamos recibiendo, revisando y ubicando.
Completado: todo dentro. El stock está disponible y publicado en tu tienda.
Cancelado: anulada antes de procesarse.
Al abrir una entrada ves el detalle producto a producto: cuánto queda pendiente, cuánto está procesado y cuántas incidencias hemos encontrado.
Cuánto cuesta una entrada
Recepción: 6,50 € por palet o 0,95 € por caja suelta. Las cajas que van encima de un palet no se cobran.
Etiquetado: 0,15 € por unidad, solo si eliges que los etiquete Furgox.
Recogida: solo si la recoge Furgox, con el precio que te hayamos cotizado.
Son las tarifas generales, sin IVA; si tu contrato tiene otras, se aplican las tuyas. El desglose de cada entrada lo tienes en su ficha, en Coste de la entrada. Cómo encaja en tu factura lo explicamos en Cómo se factura Furgox.
Los cinco fallos que más retrasan una entrada
Enviar la mercancía sin haber creado la entrada. No hay forma de saber de quién es.
Olvidar las matrículas, o pegar una sola para todos los bultos: cada palet o caja lleva la suya.
Cantidades «aproximadas». Lo que declaras es lo que se da de alta, así que cualquier diferencia acaba en tu stock.
Bultos mal declarados: 3 palets que en realidad son 5, o un peso que no se parece al real.
Un EAN equivocado: si el código que escribes no es el que lleva impreso el producto, el almacén no lo reconoce al escanearlo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cancelar una entrada?
Sí, desde su ficha con Cancelar entrada, siempre que no esté en Procesando ni Completado. Si habíamos pedido una recogida, también se cancela en el transportista.
¿Puedo cambiar las cantidades después de confirmar?
La entrada ya confirmada no se edita. Si el envío cambia, cancélala y crea una nueva antes de mandar la mercancía; si ya está en camino, escríbenos por el chat.
¿Cuándo puedo vender lo que he enviado?
Las unidades entran en tu stock a medida que las ubicamos, y se publican en tu tienda cuando la entrada pasa a Completado.
¿Y si envío referencias que no declaré?
Un producto que no está en la entrada no se puede añadir al recibirla. Inclúyelo antes de enviar, o crea otra entrada para él. Las unidades de más de un producto que sí estaba en la entrada sí se admiten, como sobrante.
¿Dudas con una entrada concreta? Escríbenos desde el chat de tu panel con su referencia y la miramos contigo.