Une entrée correspond à chaque envoi de marchandise que vous nous faites parvenir à l'entrepôt. Tout ce qui suit — stock disponible, commandes qui partent toutes seules — dépend de la qualité de cette entrée. Six étapes, moins de cinq minutes.
Avant de commencer
Les produits d'une entrée viennent de votre catalogue. En général, votre boutique est connectée (commencez par ici), mais ce n'est pas obligatoire : si vous ne vendez pas sur une boutique en ligne, vous pouvez travailler avec votre propre catalogue et créer les produits à la main ou avec un fichier Excel depuis Entrepôt → Mon catalogue.
Sachez précisément ce que vous envoyez et combien d'unités de chaque référence.
Vérifiez si vos produits portent un code-barres imprimé (l'EAN du fabricant) et gardez-le sous la main : nous vous le demanderons produit par produit.
Pour un enlèvement, la date la plus proche est dans 2 jours (jamais le week-end) et vous pouvez choisir une date jusqu'à 14 jours à l'avance.
Créez toujours l'entrée avant d'envoyer la marchandise. Une palette qui arrive sans entrée ne peut être ni identifiée ni enregistrée.
1. Que souhaitez-vous nous envoyer ?
Allez dans Réceptions → Nouvelle réception et choisissez le type de marchandise : Produits (articles de votre catalogue, ceux que vous vendez) ou Emballage (cartons, papier de calage, adhésif…).
Ne mélangez pas les deux dans une même entrée : l'emballage n'est pas vendu, il est consommé lors de la préparation des commandes, et il est donc suivi à part. Si les deux voyagent dans le même camion, créez deux entrées.
2. Comment la marchandise arrive-t-elle à notre entrepôt ?
Si vous avez plusieurs boutiques, vous choisissez d'abord De quelle boutique souhaitez-vous envoyer la marchandise ?. Ensuite, l'un des deux modes d'arrivée ; ce choix modifie la suite de l'assistant.
Furgox vient la chercher chez vous
Nous demandons au transporteur de venir enlever la marchandise à votre adresse. Il faudra l'adresse complète, un nom et un téléphone de contact auquel quelqu'un répond (on vous appelle en cas de doute) et la date d'enlèvement.
Cartons en vrac : enlevés par CTT Express, dans un créneau de 09:00 à 18:00 le jour choisi.
Palettes : enlevées par MOVIQ. Notre bureau programme cet enlèvement à la main : l'entrée reste en attente de programmation, sans numéro de suivi, jusqu'à ce que nous le confirmions. À l'étape 4, nous vous demanderons le type de chaque palette.
Le prix de l'enlèvement s'affiche « Devis en attente » jusqu'à ce que le transporteur nous communique son coût. Nous vous donnerons le prix avant de le facturer.
Je l'envoie moi-même chez Furgox
Vous expédiez vous-même, avec le transporteur de votre choix. Seule la date d'arrivée estimée est obligatoire. Le transporteur et le numéro de suivi sont facultatifs, mais ils aident l'entrepôt à savoir ce qui arrive ; si vous ne les avez pas encore, ajoutez-les plus tard depuis la fiche de l'entrée avec Ajouter le transporteur, tant qu'elle est En attente ou En transit.
3. Vos produits sont-ils étiquetés ?
Chaque unité a besoin d'un code-barres pour que nous puissions la reconnaître à l'entrepôt. Il y a deux réponses, et celle que vous choisissez vaut pour toute l'entrée :
Oui, avec une étiquette EAN : chaque produit porte le code-barres du fabricant. Sans frais. À l'étape 5, vous devrez saisir l'EAN de chaque produit.
Non, que Furgox les étiquette (l'option recommandée) : à la réception, nous imprimons notre code et le collons unité par unité. Cela coûte 0,15 € par unité reçue et s'ajoute à votre prochaine facture.
Vous n'avez jamais à imprimer ni à coller vous-même d'étiquettes produit. Si seuls certains de vos produits ont un EAN, choisissez la deuxième option : avec la première, l'EAN est obligatoire pour tous.
4. Indiquez comment la marchandise est conditionnée
Choisissez le Centre logistique de destination et indiquez le nombre de palettes, de cartons en vrac et le poids total. Si vous l'envoyez vous-même, l'adresse s'affiche juste là (Envoyez-la à) pour la recopier sur l'étiquette de votre transporteur.
N'indiquez que ce qui arrive : palettes, cartons en vrac ou les deux. Comptez les colis physiques qui quittent votre porte : c'est ce qui détermine le nombre de plaques que nous vous donnons et le coût de réception de l'entrée. Si elle est palettisée, les cartons posés sur les palettes ne sont pas facturés à part.
Si nous venons la chercher et qu'il y a des palettes, choisissez aussi le Type de palette de chacune selon son poids et sa hauteur.
5. Sélectionnez les produits que vous allez envoyer
Cherchez chaque produit par nom ou SKU et indiquez les unités. Les quantités doivent être réelles : ce qui arrive avec son code est validé selon ce que vous avez déclaré, et c'est ce qui est enregistré dans votre stock.
Si vous avez choisi Oui, avec une étiquette EAN à l'étape 3, vous devez saisir l'EAN de chaque produit à côté de celui-ci. C'est obligatoire et nous le vérifions : il doit avoir 8, 12, 13 ou 14 chiffres et une clé de contrôle correcte. C'est le code que l'entrepôt scannera, il doit donc être celui imprimé sur le produit. Il est enregistré, et la prochaine fois il est déjà rempli.
La première fois qu'un produit entre dans une entrée, nous lui attribuons un SKU Furgox (FRG-XXXXXXXX), qu'il ait un EAN ou non : c'est le code avec lequel nous l'identifions en rayon. Sur Shopify, WooCommerce, PrestaShop et Squarespace, nous l'écrivons aussi dans votre catalogue pour que les deux côtés concordent (pas sur Amazon). L'EAN reste valable pour le scanner. Plus de détails dans Ce que nous faisons de votre catalogue.
Si votre compte a le contrôle des lots, vous verrez aussi Lots (facultatif) : si vous connaissez déjà le lot et la date de péremption de chaque produit, indiquez-les et l'entrepôt n'aura qu'à les vérifier.
6. Vérifiez et confirmez
La dernière étape récapitule tout ce que vous avez saisi, avec le coût de l'entrée. Relisez-la posément — surtout l'adresse, la date et les quantités — et servez-vous de Notes (facultatif) pour ce que l'entrepôt doit savoir : palettes filmées, marchandise fragile… Quand tout est bon, cliquez sur Confirmer et créer.
Interrompu en route ? À partir de l'étape 4, l'assistant enregistre un brouillon (pas avant). Vous le reprenez depuis la liste des réceptions, dans le menu ⋯ de la ligne, avec Continuer l'édition.
Ce qu'il faut faire après avoir confirmé
L'écran final vous indique ce qu'il faut coller sur vos colis. Cela dépend de la façon dont la marchandise arrive :
Si Furgox vient la chercher : imprimez les étiquettes du transporteur et collez-en une sur chaque colis, bien visible. La plaque de chaque colis est posée par notre opérateur au déchargement.
Si vous l'envoyez vous-même : imprimez les plaques et collez-en une sur chaque colis, bien visible sur un côté. Une par palette ou, si la marchandise est en vrac, une par carton. Si vous les perdez, la fiche de l'entrée a un bouton Imprimer les plaques.
Si Furgox étiquette les produits : vous verrez le message « Nous nous occupons des étiquettes ». Vous n'avez rien à faire ; cela s'ajoute à votre prochaine facture.
La plaque est ce qui identifie votre marchandise : grâce à elle, nous réceptionnons chaque colis en deux scans, sans l'ouvrir ni le compter. L'ordre dans lequel vous les collez n'a pas d'importance ; inutile de nous dire ce que contient chaque colis.
Ce qui se passe à l'arrivée à l'entrepôt
Dès que nous commençons à réceptionner votre entrée, elle passe en En cours et vous recevez un avis indiquant qu'elle est arrivée à l'entrepôt.
Ce qui arrive avec son code (l'EAN) est validé selon ce que vous avez déclaré, puis rangé. Nous ne comptons unité par unité que ce que nous étiquetons nous-mêmes, car il faut manipuler chaque pièce.
Les unités entrent dans votre stock au fur et à mesure que nous les rangeons, sans attendre la fin de l'entrée.
Quand l'entrée passe en Terminé, nous publions le stock disponible dans votre boutique.
S'il arrive plus d'unités d'un produit qui figurait dans l'entrée, nous les enregistrons comme surplus et elles entrent aussi.
Le suivi de votre entrée
Depuis la liste des réceptions, vous voyez l'état de chaque envoi :
Brouillon : pas encore confirmée. Nous n'attendons rien.
En attente : confirmée et en attente d'arrivée. Si vous l'envoyez vous-même, elle reste à cet état jusqu'à ce que l'entrepôt commence à la réceptionner.
En transit : la marchandise est en route. Un enlèvement avec CTT Express passe à cet état dès sa création.
Reçu : elle est à l'entrepôt.
En cours : nous la réceptionnons, la vérifions et la rangeons.
Terminé : tout est rentré. Le stock est disponible et publié dans votre boutique.
Annulé : annulée avant traitement.
En ouvrant une entrée, vous voyez le détail produit par produit : ce qui reste en attente, ce qui est traité et le nombre d'incidents relevés.
Combien coûte une entrée
Réception : 6,50 € par palette ou 0,95 € par carton en vrac. Les cartons posés sur une palette ne sont pas facturés.
Étiquetage : 0,15 € par unité, uniquement si vous choisissez que Furgox les étiquette.
Enlèvement : uniquement si Furgox vient la chercher, au prix que nous vous avons indiqué.
Ce sont les tarifs généraux, hors TVA ; si votre contrat en prévoit d'autres, ce sont les vôtres qui s'appliquent. Le détail de chaque entrée figure sur sa fiche, dans Coût de l'entrée. Comment cela s'intègre à votre facture est expliqué dans Comment Furgox facture.
Les cinq erreurs qui retardent le plus
Envoyer la marchandise sans avoir créé l'entrée. Impossible de savoir à qui elle appartient.
Oublier les plaques, ou n'en coller qu'une pour tous les colis : chaque palette ou carton a la sienne.
Des quantités « à peu près ». Ce que vous déclarez est ce qui est enregistré, donc tout écart se retrouve dans votre stock.
Des colis mal déclarés : 3 palettes qui sont en réalité 5, ou un poids très éloigné du réel.
Un EAN erroné : si le code saisi n'est pas celui imprimé sur le produit, l'entrepôt ne le reconnaît pas au scan.
Questions fréquentes
Puis-je annuler une entrée ?
Oui, depuis sa fiche avec Annuler la réception, tant qu'elle n'est pas En cours ni Terminé. Si nous avions demandé un enlèvement, il est aussi annulé chez le transporteur.
Puis-je modifier les quantités après confirmation ?
Une entrée confirmée ne se modifie pas. Si l'envoi change, annulez-la et créez-en une autre avant d'envoyer la marchandise ; si elle est déjà en route, écrivez-nous par le chat.
Quand puis-je vendre ce que j'ai envoyé ?
Les unités entrent dans votre stock au fur et à mesure que nous les rangeons, et sont publiées dans votre boutique quand l'entrée passe en Terminé.
Et si j'envoie des références non déclarées ?
Un produit qui ne figure pas dans l'entrée ne peut pas être ajouté à la réception. Incluez-le avant l'envoi, ou créez une autre entrée pour lui. Les unités en trop d'un produit qui figurait dans l'entrée sont acceptées, comme surplus.
Une question sur une entrée précise ? Écrivez-nous depuis le chat de votre panneau avec sa référence et nous la regarderons avec vous.